La automatización ya no es una ventaja competitiva, es un habilitador esencial. Pero para escalar su impacto y mantener el control sobre los procesos, las organizaciones necesitan mucho más que bots o herramientas: requieren una estructura formal que alinee la tecnología con el negocio. Es aquí donde entran los Centros de Excelencia en Automatización (CoE, por sus siglas en inglés), estructuras que permiten orquestar la automatización de forma estratégica, escalable y sostenible.

¿Qué es un Centro de Excelencia en Automatización?

Un Centro de Excelencia en Automatización es una unidad organizacional (centralizada, federada o híbrida) que define las metodologías, herramientas, políticas, métricas y estándares para implementar automatización de procesos en toda la empresa.

Su propósito principal es asegurar que las iniciativas de automatización estén alineadas con los objetivos del negocio, se ejecuten con buenas prácticas y generen valor tangible de forma continua.

De acuerdo con Forrester, las empresas que implementan un CoE formal de automatización logran escalar sus iniciativas hasta 5 veces más rápido que aquellas que operan de forma descentralizada o sin gobernanza [Forrester, 2024].

Funciones clave de un Centro de Excelencia

1. Gobierno y estándares. Define políticas, lineamientos técnicos, criterios de calidad y seguridad para garantizar una implementación consistente.
2. Selección y priorización de casos de uso. Evalúa oportunidades de automatización por impacto, complejidad y viabilidad, alineándolas a los objetivos estratégicos de cada área.
3. Desarrollo y mantenimiento de automatizaciones. Funciona como “fábrica de bots” que diseña, desarrolla, prueba y despliega soluciones con tecnologías como RPA, BPM, IA y low-code.
4. Medición de resultados y optimización continua. Monitorea KPIs clave como ahorro de tiempo, reducción de errores, velocidad de ejecución, cumplimiento de SLAs y retorno de inversión.
5. Gestión del cambio y capacitación. Capacita a usuarios, promueve la alfabetización digital y lidera el cambio cultural necesario para adoptar nuevas formas de trabajo.
6. Escalamiento y reutilización. Identifica automatizaciones replicables entre áreas o geografías, optimizando recursos y acelerando el time-to-value.

Modelos organizacionales de CoE

• Centralizado. Todas las decisiones, desarrollos y gobierno se concentran en un equipo único. Es ideal para empresas con alta regulación o madurez baja en automatización.
• Federado. Combina un equipo central que establece lineamientos con equipos distribuidos en distintas áreas que desarrollan soluciones bajo esos parámetros.
• Descentralizado con gobierno. Cada unidad desarrolla sus propios casos, pero bajo una estructura de estándares y métricas definida por el CoE. Fomenta autonomía, pero requiere fuerte coordinación.

Beneficios estratégicos de establecer un CoE de automatización

1. Escalabilidad controlada. Permite desplegar automatización en múltiples áreas sin perder calidad, seguridad o alineación estratégica.
2. Mayor velocidad de ejecución. Reduce los ciclos de entrega de automatizaciones al contar con plantillas, componentes reutilizables y metodologías estandarizadas.
3. Reducción de costos operativos y tecnológicos. Evita desarrollos duplicados, licencias innecesarias o automatizaciones no justificadas. Según Deloitte, un CoE puede generar ahorros de hasta 30% en el costo total de propiedad de la automatización [Deloitte, 2023].
4. Mejora en la calidad y resiliencia operativa. Al documentar y monitorear cada flujo, se mejora la trazabilidad y la capacidad de respuesta ante fallos, cambios normativos o nuevas necesidades del negocio.
5. Fomento de una cultura de innovación continua. El CoE se convierte en un catalizador para que distintas áreas propongan ideas, participen en el desarrollo y adopten nuevas tecnologías con confianza.

Errores comunes al implementar un CoE de automatización

• Tratarlo como un proyecto tecnológico y no como una iniciativa de negocio
• Centrarse solo en RPA sin incluir otras tecnologías como IA, BPM o minería de procesos
• Falta de métricas claras de éxito y retorno
• No invertir en formación de talento ni en change management
• Operar de forma aislada sin alinearse con el roadmap de transformación digital

Buenas prácticas para un CoE exitoso

1. Alinear al CoE con la alta dirección y los objetivos estratégicos. Un CoE aislado pierde impacto. Debe reportar directamente a líderes que promuevan la visión de negocio.
2. Comenzar pequeño y escalar con evidencia de valor. Identificar quick wins que generen resultados medibles permite ganar confianza y justificar inversiones mayores.
3. Medir valor en términos de negocio, no solo IT. Ahorros operativos, mejora en KPIs de área, reducción de errores o aceleración de procesos son métricas que hablan el lenguaje del negocio.
4. Fomentar la colaboración interáreas. Incluir a Finanzas, Recursos Humanos, Legal y otras funciones clave permite identificar más oportunidades y reducir fricción.
5. Establecer un modelo de gobierno claro. Definir roles como owners de procesos, desarrolladores citizen, analistas de automatización y líderes funcionales para coordinar responsabilidades.

Un Centro de Excelencia en Automatización no solo estructura y acelera los esfuerzos de automatización: los convierte en un diferenciador estratégico. En un entorno donde cada segunda cuenta y la eficiencia impacta directamente en la rentabilidad, las organizaciones con un CoE sólido están mejor preparadas para escalar, innovar y adaptarse al cambio.

Según McKinsey, las empresas con un CoE de automatización maduro pueden reducir sus tiempos de ciclo hasta en un 50% y mejorar el cumplimiento de sus procesos críticos en más del 90% [McKinsey Digital, 2023].